Etikpolicy

Med riktlinjer för AB Härnösandshus verksamhet antagen av styrelsen 2010-11-16


Policy för det etiska arbetet inom AB Härnösandhus

AB Härnösandshus är Härnösands största bostadsföretag med ca 1 750 hyreslägenheter. Vår affärsidé är att erbjuda våra kunder lägenheter med ett attraktivt serviceutbud, social trygghet, god miljö samt inflytande över boendet.

Boendet är en av tillvarons mest centrala delar. Hemmet är en tillflykt och en trygghet och den plats där viktiga delar av livet utspelas — familjeliv, barnuppfostran, umgänge med släkt och vänner, vila och rekreation etc.

Genom att vi arbetar med människors hem har vi ett speciellt ansvar. Att i sitt yrke arbeta för det goda boendet är ett i grunden moraliskt uppdrag som har sin grund i en människosyn som bygger på respekt och likabehandling.

AB Härnösandshus anseende är en av våra mest värdefulla tillgångar och detta påverkas av vårt agerande. Våra hyresgäster, leverantörer och andra intressenter förväntar sig att vi upprätthåller en hög etisk profil och affärsmoral.

Det är en självklarhet och en absolut nödvändighet att vi som arbetar i företaget har en god etik, hög integritet och god affärsmoral. Vår etiska policy med riktlinjer bygger på fyra grundläggande värderingar som tagits fram gemensamt av medarbetarna.

  • Ärlighet
  • Respekt
  • Likabehandling
  • Lojalitet

Härnösand november 2010

Göran Albertsson
  

Etisk policy

Grundläggande värderingar

1.       Ärlighet
-          Vi är ärliga och pålitliga
-          Vi ger våra kunder ärliga och tydliga besked
-          Vi har enbart affärsrelationer med parter som följer gällande lagstiftning och avtal

 
2.       Respekt

-          Vi respekterar att varje lägenhet är någons hem
-          Vi visar kunder och medarbetare hänsyn och respekt

3.       Likabehandling

-          Vi behandlar varje människa lika oberoende av ålder, kön, nationalitet och religion

4.       Lojalitet

-          Vi ställer upp för varandra
-          Vi är lojala mot företaget och dess riktlinjer och värderingar

 
Verksamhetsutveckling och god etik
Härnösandshus medarbetare ska arbeta för att med god etik och hög integritet verka för att utveckla verksamheten. Ingen inom Härnösandshus får utnyttja sin ställning för personlig vinning på företagets, leverantörers eller hyresgästernas bekostnad. Vårt förhållande till leverantörer av varor och tjänster samt till entreprenörer ska vara affärsmässigt och vi får inte acceptera eller erbjuda gåvor, representation eller andra personliga fördelar som kan antas påverka en affärsuppgörelse. 

Lagar och avtal
Alla inom Härnösandshus, medarbetare och styrelseledamöter,  är skyldiga att följa den gällande lagstiftningen inom våra verksamhetsområden. Detsamma gäller avtal och företagets egna etiska riktlinjer.

Ledningsansvar och kunskap
Företagsledningen har ett ansvar för att chefer och medarbetare har den kunskap som krävs för att följa denna policy med riktlinjer. Varje chef ansvarar för att de själva och deras medarbetare efterlever policyn och riktlinjerna.

Avvikelser
Medarbetare som upptäcker förhållanden som upplevs strida mot lagen och denna policy, ska påtala detta för sin närmaste chef eller till VD eller styrelsen. En sådan anmälan kan göras anonymt.
  

Riktlinjer för det etiska arbetet

 
Val av leverantörer och samarbetspartners
Härnösandshus är opartisk vid val av leverantörer och entreprenörer. Vid upphandling av ramavtalsentreprenörer anlitas en utomstående konsult som handlar upp och utvärderar inkomna anbud för företagets räkning. Vid anbud utvärderas förutom pris, referenser med avseende på kompetens, engagemang och bemötande.

 
Gåvor och mutor
Härnösandshus följer svensk lag och de etiska regler om kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet som tagits fram av Institutet Mot Mutor (IMM).

 
Det innebär att det är tillåtet som medarbetare hos Härnösandshus att ge eller ta emot följande förmåner:

 
a)      arbetsmåltider av vardaglig karaktär
b)      måttfull uppvaktning på jämna födelsedagar, andra bemärkelsedagar eller vid sjukdom
          förutsatt att det är måttfullt med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet
c)       mindre varuprov överlämnade i samband med företagsbesök eller vid jämförliga
         arrangemang
d)      prydnadsföremål som saknar nämnvärt marknadsvärde och jämförliga måttfulla minnesgåvor
         till gäster, t.ex. vid företagsjubiléer eller liknande

 
Det är inte tillåtet som medarbetare hos Härnösandshus att ge eller ta emot:
a)      personliga gåvor i form av pengar, värdepapper eller liknande
b)      lån i form av pengar
c)       borgensåtaganden eller skuldtäckning
d)      eftergifter av köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta
e)      dolda inköpsrabatter, provisioner eller bonusar samt s.k. "kickbacks"
f)       sidoleveranser av varor eller tjänster från leverantörer i form av t.ex. byggmaterial eller
         transport — och hantverkstjänster
g)      erbjudanden om att nyttja fordon, båt eller fritidsbostad för privat bruk
h)      helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser.
  

IMM har i sin skrift "Vägledande etiska regler  —  för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet" angivit att värdet av förmåner är det som avgör om den är otillbörlig eller tillbörlig, d.v.s. otillåten eller tillåten. Alla medarbetare inom Härnösandshus ska tacka nej till otillåtna förmåner.

Vid bedömning om en förmån är tillåten krävs att samtliga nedanstående kriterier är uppfyllda.

  • Öppenhet. Ett grundläggande och absolut krav. Förmånen skall vara riktad direkt till arbetsgivaren och godkännas av denne. Förmånen skall också vara förenad med företagets policy.
  • Måttfullhet. Förmånen får inte vara av så stort ekonomiskt värde eller så attraktiv att den kan antas påverka medarbetarens agerande.
  • Nettovärdet. Värdet av förmånen bestäms utifrån vad varan eller tjänsten skulle kosta på den öppna marknaden och det är värdet för den som får förmånen som avgör om den är tillåten eller inte.

IMM anger ett antal exempel på förmåner som är godkända om kravet på öppenhet, måttfullhet och nettovärde är uppfyllda.

  • Studieresor, kurser, seminarier och andra utbildningsarrangemang där utbildnings- eller informationsmomentet helt dominerar och att inbjudan riktar sig till Härnösandshus. Företaget väljer därefter ut vilka personer som skall delta för vår räkning.
  • Studiebesök vid leverantörers anläggningar eller vid referensanläggningar under motsvarande förutsättningar som studieresor eller liknande.
  • PR- och informationsarrangemang under förutsättning att de är förenliga med yrkesetiska regler.
  • Representation under förutsättning att det är fråga om enstaka tillfällen från en och samma entreprenör/leverantör till en och samma medarbetare. Högst ett par gånger om året är lämpligt.

Det är dock viktigt att påpeka att under pågående förhandlingar eller pågående upphandlingar bör medarbetare hos Härnösandshus inte acceptera några inbjudningar till aktiviteter tillsammans med leverantörer eller entreprenörer.